Privacy Statement SAIP

Privacy en het gebruik van uw gegevens

Om uw pensioen of uitkering te kunnen toekennen, beheren en (op tijd) te kunnen betalen, hebben we gegevens van u nodig. Persoonlijke gegevens. Deze gegevens verzamelen, bewaren en gebruiken (in n woord: verwerken) we. SAIP respecteert hierbij uw persoonlijke levenssfeer. Uw persoonsgegevens worden daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld en beveiligd. We houden ons hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze Privacyverklaring leggen wij uit waarom en op welke manier we uw persoonsgegevens verwerken.

Wat zijn persoonsgegevens en welke verwerken wij?

Dit is alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon. SAIP kan onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

Personalia

  • Voornaam, achternaam en initialen
  • Adresgegevens zoals woonplaats, straatnaam, postcode en huisnummer
  • Geboorteplaats en geboortedatum
  • Geslacht

Contactgegevens

  • E-mailadres en telefoonnummer

Identificatiegegevens

  • Stamnummer
  • Handtekening
  • Reguliere foto's, alleen in uitzonderlijke gevallen
  • Identiteitsbewijzen, alleen wanneer wij op geen enkele andere wijze uw identiteit vast kunnen stellen en dat wel nodig is
  • Burgerservicenummer (bsn), alleen wanneer dit wettelijk voorgeschreven is
  • Gegevens van een organisatie, zoals het KVK-nummer, bijvoorbeeld bij eenmanszaken

Gegevens over maatschappelijke status

  • Burgerlijke staat
  • Nationaliteit
  • Land van verblijf

Gezinsgegevens

  • Gegevens over en van kinderen
  • Partnergegevens
  • Juridische gezinssamenstelling

Gegevens over uw werkzaamheden

  • Uw werkgever
  • Deeltijdfactor, hoeveel uur u werkt
  • Startdatum en einddatum

Financiële gegevens

  • Betaalgegevens
  • Inkomensgegevens, waaronder pensioengevend inkomen
  • (Pensioen-)aanspraken, uitkeringen en premies
  • Bankrekeningnummer
  • Verzekeringstype of premietype
  • Factuurnummer

Interactiegegevens en gedragsgegevens

  • IP-adres
  • Netwerkgegevens
  • Besturingssysteem
  • Browserhistorie op onze eigen website
  • Klikgedrag op onze website of via mails van ons
  • Onderzoekdata
  • Gegevens over interacties via onze klantenservice
  • Voorkeurgegevens die u zelf kunt aanpassen, zoals het wel of niet krijgen van digitale post of Nieuwsbrieven

Bijzondere persoonsgegevens

De SAIP verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om extra gevoelige gegevens, zoals:

  • Gegevens waaruit religieuze voorkeuren of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken. Bijvoorbeeld gemoedsbezwaren.
  • Gegevens over de gezondheid. Bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheids-, invaliditeits- en ziektegegevens, of gezondheidsverklaringen.
  • Genetische gegevens. Deze gegevens verwerken wij alleen als dit nodig is door de Anw-coulanceregeling waarvoor uitzonderlijke medische beoordelingen nodig zijn.
  • Gegevens herleidbaar tot politieke voorkeur. Dit is het geval wanneer u politicus bent (geweest). En als zodanig openlijk voor een politieke partij actief bent (geweest).

Bij een aantal soorten dienstverlening vragen wij een gezondheidsverklaring. Heeft u een gezondheidsverklaring voor ons ingevuld en ondertekend? Over het verwerken van deze gegevens zijn extra afspraken gemaakt. Dit zijn de afspraken:

  • Een medisch adviseur van APG verwerkt uw medische gegevens.
  • Medisch adviseurs en leden van hun team hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat zij uw gegevens niet aan anderen mogen geven of aan anderen mogen laten lezen.
  • De medisch adviseur mag uw medische gegevens alleen aan ons geven als wij de informatie nodig hebben om uw uitkering te regelen. Als wij uw medische gegevens krijgen, geldt de geheimhoudingsplicht ook voor ons.
  • De medisch adviseur bewaart uw gezondheidsverklaring en andere documenten over uw gezondheid in een medisch dossier. De adviseur die uw dossier beheert, moet zich houden aan de AVG.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe komen wij daaraan?

Wij verwerken de gegevens van iedereen voor wie wij het pensioen regelen en de pensioenadministratie doen. Daarnaast verwerken wij gegevens van iedereen die onze website bezoekt en van iedereen met wie wij contact hebben. Denk hierbij aan contact via een brief, e-mail, of de telefoon.

Wij krijgen uw persoonsgegevens:

  • van uzelf;
  • van uw werkgever;
  • van uw gemeente;
  • van de Sociale Verzekeringsbank (SVB);
  • uit openbare bronnen, als dit nodig is voor ons werk.

Daarnaast genereren wij zelf nieuwe persoonsgegevens. Dit betekent dat we bijvoorbeeld een stamnummer aanmaken. Of dat we een pensioen berekenen. Daarnaast gebruiken we een combinatie van persoonsgegevens om onze dienstverlening zo persoonlijk mogelijk te maken.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens:

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij persoonsgegevens kunnen verwerken. Meestal doen we dit om uw pensioenrechten zorgvuldig en juist te berekenen, u daarover tijdig en correct te informeren en uw pensioen stipt uit te betalen. Daarvoor verzamelen, combineren en onderzoeken wij persoonsgegevens. Denk daarbij aan uw eigen pensioen, dat van uw partner bijvoorbeeld.

Specifiek verwerken we persoonsgegevens om:

  • op tijd en juist informatie te geven over uw rechten en bij uw keuzes.
  • te voldoen aan wettelijke verplichtingen die voor ons gelden. Denk bijvoorbeeld aan pensioenwetgeving of belastingwetgeving. Iedere wettelijke verplichting heeft zijn eigen achterliggende doel. Zo moeten wij soms uw persoonsgegevens delen met de belastingdienst voor de belastingaangifte.
  • afspraken volgens een contract na te kunnen komen.
  • om misbruik van systemen en gegevens te voorkomen en de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.
  • voor intern onderzoek en analyse onze dienstverlening te verbeteren en persoonlijker te maken.
  • producten en diensten te ontwikkelen waarmee we de dienstverlening verbeteren, zowel op pensioenvlak als naar werkgevers toe. Hierbij kunt u denken aan het ontwikkelen van een product waarmee we onze berekeningen verbeteren.
  • het gebruik van onze website te verbeteren.
  • voor het bewaren van gegevens die nodig zijn voor wettelijke termijnen, geschillen of klachtenafhandeling.

Welke rechtsgrondslagen zijn van toepassing?

Het verwerken van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op een rechtsgrondslag. SAIP gebruikt de volgende grondslagen:

Wettelijke verplichtingen

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichting van SAIP om uw pensioen toe te kennen, te berekenen en uit te betalen.

Uitvoering overeenkomsten

De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met u. Denk aan de pensioenovereenkomst.

Toestemming

Verwerken wij uw persoonsgegevens met uw toestemming? Dan betekent dat dat u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor n of meer specifieke doelen. Uw toestemming kunt u op ieder moment ook weer intrekken. Hoe u dit doet, staat verderop in deze privacyverklaring.

Gerechtvaardigd belang

De verwerking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van onszelf of anderen. Dit belang moet dan wel zwaarder wegen dan uw eigen belangen en fundamentele rechten, waaronder uw recht op gegevensbescherming en privacy. Om erachter te komen of wij gebruik mogen maken van de grondslag gerechtvaardigd belang, voeren wij een belangenafweging uit. Bent u het hier niet mee eens? Dan kunt u tegen deze verwerking bezwaar maken. Meer daarover leest u in het onderdeel Welke privacy rechten u heeft .

Voorbeeld van een belang waarvoor wij mogelijk persoonsgegevens kunnen verwerken, is:

  • Het zo goed en effici nt uitvoeren van onze dienstverlening verbeteren.

Met wie delen wij persoonsgegevens en waarom

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is. Hierbij delen we nooit meer dan nodig. Wij verkopen persoonsgegevens nooit. Wij kunnen persoonsgegevens delen binnen Nederland, binnen de EER en heel soms ook daarbuiten. Het gaat om de volgende gevallen:

Wanneer dat wettelijk verplicht voor ons is

Zo zijn we bijvoorbeeld verplicht om in specifieke gevallen persoonsgegevens te delen met:

  • Belastingdienst
  • Sociale Verzekeringsbank (SVB)

Wanneer wij het werk door een andere partij laten uitvoeren

SAIP besteedt bepaalde (= uitvoerende) werkzaamheden uit aan APG. Hierbij worden persoonsgegevens gebruikt. Daarbij verwerkt APG de persoonsgegevens als verwerker all n op de manieren en voor de doelen zoals wij dit voorschrijven. Dit leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Wanneer wij daartoe van u een verzoek krijgen

U kunt ons ook vragen uw persoonsgegevens te delen met een ander. Dit kan bijvoorbeeld:

  • in de vorm van een beroep op uw privacyrecht: dataportabiliteit;
  • wanneer u een ander toestemming gaf uw persoonsgegevens te verwerken en ons vraagt uw persoonsgegevens te delen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor wij deze verwerken. Wanneer we persoonsgegevens niet langer nodig hebben, dan verwijderen of anonimiseren wij ze.

Om zo goed mogelijk om te gaan met het bewaren en op tijd verwijderen of anonimiseren van persoonsgegevens, is een en ander vastgelegd in de Selectielijst van de Stichting Administratie Indonesische Pensioenen en van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en koninkrijksrelaties inzake overzeese pensioenen en uitkeringen vanaf 1951.

Bewaartermijnen in de praktijk

Wij hanteren bewaartermijnen van 4 weken, 1 jaar, 5 jaar, 7 jaar en 10 jaar of blijvend te bewaren. Deze zijn terug te vinden in onze Selectielijst of zijn wettelijk bepaald.

Verplichte gegevens betrokkene

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is een wettelijke verplichting als u bij ons pensioenrechten heeft. Bij het niet verstrekken van gegevens kan het zo zijn dat wij u niet tijdig en correct kunnen informeren en uw pensioen niet op tijd kunnen uitbetalen.

Verstrekking van gegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan andere partijen zonder uw voorafgaande toestemming. Uitzonderingen hierop zijn als het noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van onze dienstverlening of wij op basis van de wet hiertoe verplicht zijn.

Verstrekking van gegevens buiten de EU

In het kader van het toekennen / bepalen van pensioenrechten kan het voorkomen dat gegevens uitgewisseld worden met overzeese pensioenfondsen in Suriname en de Nederlandse Antillen. De gegevensuitwisseling vindt versleuteld plaats om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op een veilige manier worden verwerkt.

Beveiliging

Wij nemen zowel technische maatregelen als organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Zodat deze gegevens bijvoorbeeld niet verloren raken. Hiervoor hebben we een gegevensbeveiligingsbeleid.

Omdat APG onze pensioenuitvoering uitvoert, verwerken zij de meeste persoonsgegevens voor ons. Daarom benoemen wij kort ook de situatie bij APG. APG neemt in opdracht van ons en zelfstandig ook technische maatregelen en organisatorische maatregelen.

Voorbeelden van technische maatregelen die zowel wij als APG inzetten, zijn:

  • Verzenden van persoonsgegevens via beveiligde verbindingen.
  • Versleutelen van persoonsgegevens tijdens verzending, waardoor persoonsgegevens onleesbaar zijn, mochten ze in verkeerde handen terechtkomen.

Voorbeeld van een organisatorische maatregel die zowel wij als APG inzetten, is:

  • Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers mogen persoonsgegevens inzien.

De beveiliging van persoonsgegevens wordt regelmatig getest en gecontroleerd. Dat doen wij samen met andere specialisten in de pensioensector en met professionele externe partijen. Ook wordt ons beleid over veiligheid en hoe wij hiermee omgaan, regelmatig door onze toezichthouders getest.

Daarnaast worden nieuwe verwerkingen vooraf getoetst op privacyrisico's en waar nodig voeren wij een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit.

Welke privacy-rechten heeft u

Als wij (digitale) persoonsgegevens van u verwerken, dan heeft u onder andere het recht deze gegevens in te zien, te wijzigen, over te dragen (dataportabiliteit) of te verwijderen. Deze rechten worden hier verder toegelicht.

Recht op inzage

U heeft het recht om de persoonsgegevens, die wij van u verwerken, in te zien. Zo kunt u controleren of wij dat goed doen volgens de privacywet, de AVG.

Recht op correctie van gegevens

De persoonsgegevens, die wij van u verwerken, moeten accuraat zijn en blijven. Als u vaststelt dat uw persoonsgegevens niet meer correct zijn of niet compleet, heeft u het recht ons op te dragen deze te wijzigen of aan te vullen.

Recht op overdracht van gegevens (dataportabiliteit)

U kunt ons vragen uw digitale persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij. Dit geldt alleen voor persoonsgegevens die wij verwerken met uw toestemming. Of door een overeenkomst. Dit geldt alleen voor digitale persoonsgegevens. Papieren dossiers vallen niet onder het recht op dataportabiliteit. Afschriften van papieren dossiers kunt u te allen tijde opvragen.

Het recht op verwijdering

U kunt aan ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. U kunt alleen gebruik maken van dit recht als:

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden, waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt;
  • u om gegronde redenen bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt;
  • de Nederlandse- of Europese wetgeving voorschrijft dat uw persoonsgegevens moeten worden verwijderd.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten.

Wanneer kunt u een recht op beperking van verwerking aanvragen?

- Wanneer u twijfelt aan de juistheid van de persoonsgegevens, die wij van u hebben;

- Wanneer u denkt dat de verwerking van uw gegevens onrechtmatig is maar u niet wilt dat we ze verwijderen, omdat u deze gegevens nog nodig heeft;

- Wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij stoppen dan met het gebruiken van uw persoonsgegevens, tenzij wij heel goede redenen hebben om de gegevens te blijven verwerken. Die redenen moeten dan zwaarder wegen dan uw belangen. Zolang nog niet duidelijk is wat zwaarder weegt, gebruiken wij uw persoonsgegevens niet.

Wij stoppen dan met het gebruik van uw persoonsgegevens, tenzij:

  • U toestemming geeft om deze te gebruiken.
  • De gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.
  • De belangen om uw persoonsgegevens te verwerken zwaarder wegen, bijvoorbeeld om rechten van uzelf of anderen te beschermen.

Als u recht op de beperking van de verwerking heeft verkregen, mogen wij uw persoonsgegevens niet meer verwerken. SAIP kan dan mogelijk uw pensioen niet (meer)(tijdig) uitbetalen.

Recht van bezwaar

U kunt soms bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door uw specifieke situatie. Het recht van bezwaar bij specifieke situaties geldt wanneer:

  • Wij uw persoonsgegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang, zoals hierboven omschreven.

Recht om uw toestemming in te trekken

  • U heeft ook het recht uw toestemming in te trekken. Gaf u ons eerder toestemming uw persoonsgegevens te gebruiken, maar heeft u zich bedacht? Dan kunt u uw toestemming weer intrekken. Dit kunt u doen waar u uw toestemming gegeven heeft. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is uw persoonsgegevens te verwerken.

Op welke manier kunt u gebruik maken van uw privacy rechten?

Wilt u een van uw privacy rechten gebruiken? U kunt dit doen door een brief te sturen naar ons postadres:

Stichting Administratie Indonesische Pensioenen (SAIP)
t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 1263
6400 BG Heerlen

Of u kunt een e-mail sturen naar info.saip@apg.nl t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming.

U dient hiertoe een kopie van uw rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs te overleggen. SAIP vraagt u dit omdat SAIP moet kunnen bepalen dat u de persoon bent op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Dit is om te voorkomen dat iemand door het gebruik van uw naam uw gegevens kan inzien. En dit doen we alleen maar in die gevallen dat wij twijfels hebben over de identiteit. Daarbij verzoeken wij u gebruik te maken van de kopie ID-app die u bijvoorbeeld kunt downloaden in de App Store.

Wij verwerken uw verzoek zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen 1 maand. Hierbij houden wij ons aan de wettelijke termijn.

Recht om klacht in te dienen

Bent u het oneens met de verwerking van uw persoonsgegevens door SAIP? Neem dan contact met ons op. U kunt dit doen door een brief te sturen naar ons postadres:

Stichting Administratie Indonesische Pensioenen (SAIP)
t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 1263
6400 BG Heerlen

Of u kunt een e-mail sturen naar info.saip@apg.nl t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming.

Blijft u het oneens? Dan heeft u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit kunt u doen door een brief te sturen naar Autoriteit Persoonsgegevens (AP) Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Of u kunt een e-mail sturen naar info@autoriteitpersoonsgegevens.nl

Contact

Heeft u vragen of wilt u nog meer weten over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de SAIP door een e-mail te sturen naar info.saip@apg.nl ter attentie van de Functionaris Gegevensbescherming.

De FG ziet erop toe dat bij de verwerking van persoonsgegevens de privacy wet- en regelgeving wordt nageleefd. De FG kan dit doen omdat deze onafhankelijk is.

Wijzigingen

SAIP behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, of wanneer wetgeving verandert, en dit voor u belangrijk is. Wij adviseren u deze Privacyverklaring met regelmaat te lezen. De nieuwste versie vindt u altijd op deze pagina.

Deze pagina is voor het laatst opgemaakt op 24 maart 2026.